Hoe wij omgaan met persoonsgegevens en privacy
Op onze school wordt zorgvuldig omgegaan met de privacy van onze leerlingen, ouders en verzorgers.
Wij verwerken persoonsgegevens om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens die nodig zijn voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is.
Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om een jongere aan te melden als leerling op onze school, om de studievoortgang bij te houden en om de leerling in staat te stellen een diploma te halen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs), Bureau Leerplicht, onderwijsinspectie en de accountant.
Wij verwerken diverse soorten gegevens, zoals contactgegevens en de geboorteplaats van onze leerlingen. De meeste gegevens zijn ons door de ouder(s) of verzorger(s) verstrekt. Daarnaast registreren medewerkers van onze school gegevens over onze leerlingen, zoals cijfers en vorderingen. Ook kunnen er bijzondere persoonsgegevens worden geregistreerd.
Dat gebeurt om de leerling de juiste begeleiding te kunnen geven. Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de relevante wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De leerlinggegevens en vorderingen van de leerling worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem Somtoday. Dit programma is beveiligd.
Toegang tot de leerlinggegevens is beperkt tot medewerkers van onze school, ouder(s) of verzorger(s) van desbetreffende leerling.
Het Actief College voldoet aan de relevante wetgeving inzake het communiceren van gegevens naar het vervolgonderwijs bij de overgang van leerlingen (school, zorgteam en privacy).
Als er leerlinggegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, dan vragen we daarvoor vooraf de toestemming van de ouder(s) of verzorger(s), tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen informatie nodig heeft.
In het kader van passend onderwijs hebben scholen zorgplicht. De school moet een passende onderwijsplek aanbieden aan leerlingen die extra ondersteuning nodig hebben. Dit heeft ook consequenties voor het verstrekken van persoonsgegevens van leerlingen. Onze school gaat hier zorgvuldig mee om.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan vijf jaar nadat de leerling de school heeft verlaten. Adresgegevens van oud-leerlingen mag de school bewaren voor het organiseren van reünies.
Ouders of verzorgers die het ouderlijk gezag uitoefenen hebben recht tot inzage in al deze gegevens. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen over het uitoefenen van rechten als ouder of verzorger, kan contact opgenomen worden met de mentor of met de schooldirectie.
Ouders en verzorgers mogen het leerlingdossier niet meenemen buiten de school.
Meer over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en privacy is te vinden in onze schoolgids.
